En un mundo donde el tiempo es un desafío, las empresas deben asegurarse de implementar un software de help desk como GOLSTICKET. Así podrán mantener la calidad del servicio y agilizar las tareas del equipo de ventas.
1. Desarrolla un plan de implementación:
Lo primero que debes hacer antes de comenzar la instalación, es realizar una estrategia que facilite a los usuarios realizar esta transición. A continuación, te mostramos algunos detalles clave que debes tomar en cuenta:
Crea un equipo de stakeholders: Forma un equipo con personal de todos los departamentos que usarán el sistema, para que participen en las primeras etapas del proyecto y en el proceso de compra.
Comunica el alcance del proyecto: Antes de iniciar la implementación, comunícale a tu equipo la visión y los objetivos del proyecto. Esto los ayudará a entender mejor la razón por la cual se está realizando este cambio y se comprometerán para que tenga éxito.
Determina la configuración del programa: En este paso debes entrevistar al personal de ventas para obtener información valiosa que te ayudará al momento de configurar GOLSTICKET. A continuación, te mostramos algunas preguntas importantes que debes considerar:
¿Necesitan migrar una base de conocimiento?
¿Existen integraciones que se deban replicar?
¿Cómo se debe migrar la data?
¿Desean conservar la información de un sistema anterior o necesitan comenzar desde cero?
Crea un flujo de trabajo en el nuevo software: Establece rutinas y automaciones que satisfagan las necesidades de tu equipo de ventas. También puedes crear una plantilla para agilizar el envío de solicitudes y registrar en el sistema los problemas más frecuentes. Así, los agentes tendrán una base de datos que consultar.
2. Entrena a los agentes:
Realiza capacitaciones con el equipo de ventas, para que puedan aprovechar al máximo el nuevo software. Si lo deseas, puedes programar clases online, presenciales o usar la dinámica “train-the-trainer» para que el equipo se familiarice mejor con las funciones de la nueva herramienta.
3. Define tus objetivos y KPIs:
GOLSTICKET viene equipado con reportes y métricas que puedes utilizar para conocer dónde se destaca tu equipo de ventas y los procesos que necesitan mejorar.
También podrás automatizar procesos y conocer la satisfacción del cliente. Al igual que coordinar de forma eficiente los esfuerzos de tus agentes.
4. Establece los SLAs:
Los acuerdos de nivel de servicio (o SLA) son los límites de tiempo establecidos entre una empresa y los usuarios, dentro de los cuales se deben responder y resolver las solicitudes. Dentro de estas normas, también se precisa la prioridad que tendrá cada ticket, para determinar la rapidez con que se atenderá cada requerimiento.
Designando un tiempo de respuesta para cada nivel de prioridad, el equipo de ventas podrá estimar los tiempos de respuesta. Esto te ayudará a incrementar la eficiencia de tus agentes y crear una mejor experiencia para los clientes.
¿Quieres saber más sobre cómo implementar GOLSTICKET en tu centro educativo? Envíanos un WhatsApp al 9933139697 o escríbenos a ventas@golsystems.com.mx.
Toda institución educativa necesita responder todas las solicitudes que provienen de múltiples canales, y lidiar con las fluctuaciones en la demanda de soporte. Los estudiantes y educadores necesitan enfocarse en cosas más importantes para ellos, en lugar de tener que consumir tiempo y recursos en determinar la mejor manera de coordinar la administración y los estudiantes. Es por esto que toda escuela o universidad puede beneficiarse de implementar un software de Help desk.
Cuando la gente piensa en el soporte al cliente, suelen asociarlo con empresas que ayudan a los usuarios finales con sus productos o servicios. Sin embargo, el soporte también implica ayudar a las personas que trabajan dentro de la compañía. Podría ser soporte suministrado a clientes potenciales, empleados, vendedores o socios.
Uno de los mejores ejemplos de un sector que debe brindar soporte a diferentes conjuntos de individuos, tanto interna como externamente, es una institución educativa.
Las escuelas y universidades cuentan con equipos dedicados exclusivamente a ayudar a prospectivos estudiantes que puedan tener preguntas acerca de una asignatura o el estado de su solicitud. Una vez que un solicitante se matricula como estudiante, un equipo le ayuda en tareas administrativas como la organización de sus clases o cobrar las tarifas correspondientes.
Estos diferentes equipos que apoyan a los estudiantes y al personal en las instituciones educativas enfrentan desafíos muy específicos. Los equipos administrativos suelen estar excepcionalmente ocupados al comienzo de cada año académico.
Al implementar un software de soporte al cliente como GOLSTICKET Educación, los equipos solamente tienen que invertir tiempo en aquellas tareas que precisen de sus competencias. Las tareas repetitivas se pueden automatizar, lo que lleva a un aumento en la productividad y a una gestión eficaz de la carga laboral.
Ahorre tiempo y reduzca costos
Esta herramienta te permite elaborar informes donde podrás identificar puntos de mejora para que puedas aumentar la productividad de tu personal y conocer el volumen de tickets.
Ayuda a los estudiantes y profesores al mismo tiempo
Nuestra herramienta te permite empoderar a las personas que lo usan, y te permite gestionar con facilidad las solicitudes, recopilar y distribuir contenidos desde cualquier lugar.
Mejore el tiempo de respuesta por solicitud
Puedes crear una base de conocimiento con artículos o respuestas predeterminadas para responder a las preguntas más frecuentes de sus estudiantes o padres de familia.
Comunicación abierta
Atiende las peticiones de los padres y alumnos cómo un profesional, mantén el control de las solicitudes con una solución de soporte flexible que sea fácil de usar y les permita solucionar PQRS como un profesional.
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Las nuevas tecnologías aplicadas a la educación mejoran el proceso de enseñanza y aprendizaje y también la gestión de los centros educativos. Las TIC deben ser utilizadas como un recurso de apoyo de materias y también para la consecución y progreso de competencias TIC. El uso de estas no debe ser una acción paralela al proceso de enseñanza, sino que debe estar incorporada.
Las TIC en la enseñanza son favorables de múltiples maneras. Ofrecen una base de contenidos y conocimientos muy plural que se ajustan a las demandas, necesidades e intereses del alumnado. Incluir las TIC en el día a día de las aulas hace que este entorno coexista con los gustos y aficiones del alumnado.
Ventajas y beneficios de las TICS en el ámbito educativo
Las TIC en la educación tiene muchos beneficios y ventajas para los procesos de aprendizaje y motivación de los alumnos.
Mejoran la interacción del alumnado con la materia, gracias al rol activo que adquieren. De esta forma se sienten más motivados gracias a su involucración.
Estos métodos generan un gran interés en ellos, ya que les permite ampliar conocimientos en las materias que les interesan.
Además, potencian la creatividad gracias a la infinidad de herramientas de que disponen.
El uso de las TIC en el aula provoca una mayor cooperación gracias a los foros y las herramientas que facilitan los trabajos en grupo, consecuentemente la comunicación también se ve mejorada.
Las TIC desarrollan un pensamiento crítico en el alumnado al disponer de una visión mucho más completa gracias a la gran variedad de puntos de vista que pueden encontrar en la red.
Una solución para gestionar las instituciones educativas
Mejore la Gestión en Universidades y cualquier comunidad educativa con GOLSTICKET Eduación, optimizando su gestión y reduciendo costes operacionales, de procesos y de tiempo.
Despliegue múltiples Service Desks en una sola instalación para atender a los diferentes departamentos de universidades y centros escolares como: servicios escolares, agendar citas, seguimiento académico, Residencia, servicio social, etc.
Los centros educativos que cuenten con la solución de GOLSTICKET Eduación, podrán, además, contar con un cualificado equipo de soporte certificado en ITIL, que le permitirá realizar los seguimientos de los tickets, desde su creación hasta la ejecución de informes que le permitirán llevar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI).
Para más información, escríbenos un WhatsApp al 9933139697 o envíanos un correo a ventas@golsystems.com.mx. Nuestros agentes de ventas con gusto despejarán tus dudas.
Un software de mantenimiento preventivo es un programa informático diseñado específicamente para facilitar y hacer más eficiente la planificación y ejecución de las tareas de mantenimiento preventivo.
La utilización del software GOLSFLOAT para gestionar el mantenimiento preventivo facilita su gestión y la empresa aumenta su rentabilidad al limitar el número de paradas de producción y mejorar la tasa de disponibilidad y la vida útil de sus equipos.
Definición de mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo se refiere a cualquier tipo de rutina llevada a cabo en un equipo o una máquina en funcionamiento y destinada a evitar paradas inesperadas. Su objetivo es limitar el tiempo de inactividad de la producción y reducir los costes de las reparaciones de emergencia.
El mantenimiento preventivo también implica llevar un historial de todas las intervenciones realizadas, para poder adaptar la frecuencia de las mismas en función de las observaciones de los técnicos. Por ejemplo, el análisis del historial de mantenimiento preventivo puede mostrar que una correa podría sustituirse solo cada 6 meses en lugar de cada 3.
La aplicación de una estrategia de mantenimiento preventivo tiene muchas ventajas para las empresas:
Reducir el número de averías y, por tanto, de paradas de producción.
Aumento de la vida útil de los equipos.
Mejora de la seguridad.
Reducir los costes de las reparaciones de emergencia.
Un historial de intervenciones para facilitar las auditorías e inspecciones.
Ventajas
El uso de una herramienta de mantenimiento preventivo puede ahorrar costes operativos y promover la eficiencia operativa, mejorando así la rentabilidad de la empresa. Además de las ventajas generales del mantenimiento preventivo mencionadas anteriormente, un software de mantenimiento preventivo permite:
Crear un programa de mantenimiento, o plan de mantenimiento, para cada pieza del equipo, o sea un calendario de todas las tareas planificadas.
Registrar los informes de intervención de cada tarea, para permitir un seguimiento detallado de las intervenciones e identificar las áreas de mejora.
Tener acceso a toda esta información en un smartphone o tableta, gracias a una aplicación móvil: esto facilita mucho el trabajo de los técnicos y evita el olvido y la pérdida de información, a la vez que les ahorra tiempo.
¿Quiénes son las partes interesadas en GOLSFLOAT?
El uso del software se puede implicar a un mayor o menor número de personas en función del uso que se haga de él:
Los técnicos de mantenimiento son los primeros interesados: lo utilizan para conocer su horario, las tareas que tienen que realizar, introducir sus informes de intervención, etc.
Los proveedores de servicios que intervienen regular u ocasionalmente en el equipo.
Los responsablesde mantenimiento lo emplean para programar equipos, asignar tareas a los distintos técnicos, analizar y mejorar los procesos de mantenimiento, etc.
Los responsables de la planta o la fábrica pueden controlar los costes de mantenimiento y el aumento de la productividad.
El soporte técnico informático es un servicio que se encarga de darle al cliente un soporte por diferentes medios para buscar una solución al problema del mismo, ya sean físicas (hardware) o lógicas (software) de cualquier tipo de dispositivo electrónico. El personal debe estar especializado para así poder dar un servicio de calidad a los clientes, por un lado, aportan un apoyo técnico a los clientes, pero también ayudan a resolver problemas específicos en los diferentes dispositivos.
Funciones del soporte informático
Un técnico informático no solo trabaja cuando algo grave como un ciberataque ocurre, sino que también tiene una serie de trabajos diarios que debe realizar para que todos los dispositivos informáticos en la empresa funcionen a la perfección.
Red de Internet de las cosas industrial
Para empezar una red de Internet de las cosas es una red en la que un nodo central se enlaza con varios dispositivos conectados, su objetivo es conectar la realidad y los objetos físicos con la nube y por supuesto con internet.
La principal función del montaje de una red de IoT en el hogar es convertirlo en un hogar inteligente, esto quiere decir que objetos como las bombillas de la casa, el termostato e incluso la cafetera, con el fin de automatizar sus funciones y todo esté listo cuando nosotros queramos.
Instalación de equipos
Cada vez que una nueva persona se incorpora a una organización el técnico informático es el encargado de instalar y poner a punto el equipo informático que usará. Instalando todos los programas necesarios para que el trabajador tenga todo listo para realizar su trabajo, además esto también incluye mantener todos los equipos de todos los trabajadores actualizados para que puedan continuar realizando su trabajo de una manera óptima.
Mejora y mantenimiento del sistema y los equipos
Además de las actualizaciones de todas las aplicaciones necesarias para que los trabajadores realicen su trabajo también deben mantener actualizados los software de los equipos necesarios, esto ahorrará tiempo tanto a los empleados como a la empresa.
Gestión de incidencias
Debido al trabajo diario con aparatos electrónicos acaban sucediendo incidencias o problemas que el técnico especializado debe solucionar, ya sea de conexión o de algún elemento del equipo (hardware o software), para que los demás trabajadores de la empresa puedan realizar su trabajo con absoluta normalidad y con los equipos informáticos en las mejores condiciones posibles.
Formación a los trabajadores
En algunas ocasiones es necesario que el técnico informático realice cursos para los trabajadores de la empresa, ya sea desde la utilización de programas específicos hasta incluso cómo prevenir ataques informáticos.
Además de estas funciones destacadas, también realizan funciones diarias que mejoran la calidad de trabajo de los diferentes empleados de la empresa.
En GOLSYSTEMS manejamos dos tipos de soporte informático para atender las necesidades de nuestros clientes, estos son:
Soporte informático a distancia. Este tipo de soporte no es ofrecido por todas las empresas o por los técnicos de informática, consiste en que el técnico puede introducirse desde su propio ordenador al dispositivo electrónico del cliente gracias a un programa informático, sin necesidad que el cliente no haga nada más aparte de la instalación de una app o programa. El cliente acepta darle total acceso de su dispositivo al técnico para que este pueda solucionar el problema él solo y de manera rápida y sencilla.
Soporte informático presencial. En este caso el servicio es prestado en el sitio donde se encuentre el equipo, ya sea para reparar un problema de software o hardware, en este caso un técnico se desplazará a donde esté el equipo informático realizando la reparación necesaria. Este tipo de soporte se realiza cuando el problema solamente puede resolverse cuando el problema no puede resolverse de manera remota.
Pero además de ese punto tan importante hay más, el contar con un técnico informático ayuda a llevar un inventario minucioso y actualizado de la infraestructura de equipos informáticos de la cual dispone la empresa, participan activamente en la gestión de cambios de la organización, además de ocuparse de planificar y garantizar la ejecución de políticas en el servicio de Internet, garantizando un control riguroso de la red y de los equipos.
Crear una infraestructura tecnológica destinada a la educación conlleva una serie de requisitos, como reducir el TCO, permitir el uso de aplicaciones esenciales o adaptarse a las necesidades futuras.
Las necesidades operativas de las instituciones públicas y privadas han evolucionado conforme los usuarios finales exigen mayor eficiencia y agilidad en trámites, consultas, compras y demás actividades propias de la actividad principal de cada empresa.
Una solución flexible y escalable
Si bien sabemos, para el área de TI es importante administrar y centralizar su infraestructura, también es importante brindar acceso a los recursos tecnológicos desde cualquier lugar y dispositivo a la comunidad educativa, y ahora, gracias a la emergencia sanitaria, es necesario ofrecer herramientas flexibles que permitan a los jóvenes continuar con su proceso educativo en casa, sin dejar atrás que deben adquirir equipos con alto poder de cómputo para que la parte administrativa y los estudiantes puedan ejecutar sus proyectos académicos.
Lo atractivo de este tipo de soluciones radica en que:
1 Permite una disminución considerable en costos operativos y técnicos
Al tratarse de equipos concentrados y virtualizados, se da una consolidación de los equipos físicos, lo cual trae consigo una disminución en el consumo de electricidad y liberación del espacio físico.
2 Unifica proveedores
La incompatibilidad entre proveedores puede significar una inversión considerable de horas en la gestión y actualización de los equipos físicos dentro del centro de datos. Los equipos hiperconvergentes, al ser soluciones basadas en software, eliminan esta posibilidad y permiten un manejo más inteligente y dinámico del centro de datos.
3 Flexibilidad + Escalabilidad = Eficiencia
Al no ser una tecnología rígida en cuanto a expandir o integrar equipos que aumenten la capacidad de almacenamiento o procesamiento, ofrece un uso eficiente dentro de la compañía, que estará en posibilidad de autogestionar las capacidades deseadas para determinadas cargas de trabajo de uso interno o externo.
Teniendo en cuenta las necesidades puntuales del sector educativo, GOLSYSTEMS se ha encargado de crear alianzas estratégicas con los líderes del mundo de la tecnología para entregar soluciones que permiten llegar a más estudiantes, sin importar donde se encuentren a través de aplicaciones y servidores virtualizados, disminuyendo el valor de inversión en licencias, adecuaciones de salas, compra y mantenimiento de equipos.
¿Quieres saber más sobre nuestra solución en Hiperconvergencia? Envíanos un WhatsApp al 9933139697 o escríbenos a ventas@golsystems.com.mx.
