Aunque no se suelen tener en cuenta, los costes de no encontrar la información adecuada en el momento en el que se necesita son enormes. No solo se trata del tiempo que se pierde buscando información que quizás no está archivada, o el que se pierde duplicando documentos que sí están archivados, pero que no se encuentran.
Aquí te mostramos estas recomendaciones para mantener tus archivos digitales en orden y puedas acceder a ellos de una manera más eficiente y rápida:
1. Establece un protocolo sobre cómo almacenar la información digital
Crea y difunde entre tus empleados reglas sobre cómo almacenar la información, abordando las normas específicas sobre cómo nombrar carpetas y archivos, alternar el uso local con el de la red o la nube, o llevar a cabo copias de seguridad.
2. Guarda todos tus documentos digitales en una misma carpeta
Por supuesto, con una estructura de sub carpetas. Guardar todos los documentos digitales de tu empresa en la carpeta raíz facilitará las búsquedas y la realización de copias de seguridad.
3. Utiliza nombres autoexplicativos
Es muy importante utilizar nombres autoexplicativos para las carpetas y archivos digitales. Los acrónimos pueden parecer una buena idea para abreviar, pero para poder seguir interpretando su significado y jerarquía en el tiempo es importante recurrir a fórmulas descriptivas (clientes vigentes, clientes antiguos, facturas, ofertas, etc.).
4. Además de autoexplicativos, los nombres deben ser breve
Los nombres autoexplicativos deben de ser cortos. Aunque Windows permite nombres de carpetas y archivos de hasta 260 caracteres, sé breve: separa las palabras con guiones bajos, evita usar tanto acentos como caracteres incompatibles en otras plataformas (como la ñ, la ç o, a grandes rasgos, cualquier símbolo para el que tengas que recurrir a la tecla shift).
5. A mayor volumen de información, mayor necesidad de sub carpetas
Con el paso del tiempo, a medida que aumente el volumen de tus documentos digitales, aumentará también complejidad de las carpetas. Cuando llegue el momento, considera incorporar sub carpetas que distribuyan la información. Por ejemplo, si un directorio con facturas crece exponencialmente, no elimines las antiguas ni las destines a otra carpeta: archívalas en sub carpetas correspondientes a los distintos años contables (2014, 2015, 2016…).
6. Codifica documentos digitales con la fecha invertida
Para la codificación de documentos digitales es recomendable que los nombres empiecen con la última fecha de edición invertida. Es decir, 20161204 para el 4 de diciembre de 2016. De este modo, al ordenar alfabéticamente una carpeta, esta quedará automáticamente ordenada por fechas. Al final del nombre, también es recomendable incorporar los números de versión sucesivos (_v2, _v3, _v4…).
7. Guarda cada documento digital a su carpeta adecuada desde el inicio
Es importante organizar bien los documentos digitales desde el primer momento. No caigas en la tentación de guardarlos primero en local y luego moverlos a la carpeta que corresponda. Ese es un paso innecesario que, a menudo, termina conllevando la “desaparición” del documento en cuestión.
8. No borres nada
Crea sub carpetas con Versiones antiguas o Archivos inactivos cuando determinados documentos queden desactualizados. Nunca sabes si en otro momento, por el motivo que sea, los podrías volver a necesitar.
9. Se escrupuloso con tus copias de seguridad
Actualmente, las copias de seguridad pueden realizarse volcando periódicamente la información de un servidor NAS a una nube, o a un tercer soporte – como, por ejemplo, un disco duro extraíble. Otra opción es almacenar la información de la nube en algún dispositivo físico de tu propiedad.
10. Repasa semanalmente tu escritorio o tu carpeta local de documentos
El reto: dejarlos vacíos y traspasar todo su contenido a tu servidor, para que quede debidamente archivado en la carpeta que corresponda.
Hoy en día, la digitalización de documentos es un factor determinante en la organización interna de las empresas. Llevar a cabo este proceso de transformación digital es una inversión que solo puede aportar beneficios para su negocio.
1. Ahorro de tiempo en la consulta de datos
Buscar un documento físicamente requiere el empleo de un mayor tiempo, ya que hay que manejar interminables archivos antes de encontrar el que realmente buscabas. Con la digitalización de los documentos, no necesitas apenas inversión de tiempo porque con un solo movimiento de ratón puedes tener a tu disposición el archivo que andabas buscando. Antes, se demostró que los empleados invertían aproximadamente un 35% de su jornada laboral en la búsqueda de documentos.
2. Ahorro de espacio físico
La documentación impresa implica la necesidad de un espacio físico para su almacenamiento. Sin embargo, gracias a la transformación digital ese espacio puede verse destinado a otros fines más necesarios como crear unan nueva zona de trabajo en la empresa, zona de descanso o break, etc.
3. Garantiza la conservación de la documentación
Con el paso de los años cada vez se obtienen más y más documentos que teniéndolos en formato físico hacen que sea más fácil traspapelarlos, confundirlos, perderlos o guardarlos en un sitio equivocado. Con la digitalización esto no ocurre ya que garantiza su conservación.
4. Mejora la productividad de la empresa
Gracias a la transformación digital y el ahorro de los tiempos, los empleados destinan el tiempo que antes empleaban en la búsqueda de documentos físicos en otras tareas dentro de la empresa. Además, con la integración de la tecnología adquieren una mayor capacidad y agilidad en la búsqueda de la documentación.
5. Acceso a la documentación desde diferentes dispositivos
Un documento puede ser visto desde el ordenador, móvil, tableta o similar en cualquier momento y lugar y no solo por una persona, sino que puede ser consultado por varios usuarios simultáneamente.
6. Adaptabilidad y versatilidad
Al encontrarse la información digitalizada, esta puede ser modificada en cualquier momento. De igual manera, esta información se puede incorporar a cualquier otro documento electrónico de manera rápida y sencilla.
7. Ahorra dinero
Gracias a la digitalización de documentos, las empresas se ahorran gran cantidad de dinero en la inversión en impresoras, tinta, papel, lugar y mobiliario de almacenamiento.
8. Contribuye a mejorar el medio ambiente
Ligada a la anterior, al no imprimir la documentación se ahorra papel, por lo que, a su vez, se contribuye a la sostenibilidad ambiental, mejorando la responsabilidad social corporativa de la empresa, preservando el medio ambiente y evitando el derroche de papel innecesario.
No solo la digitalización de documentos puede ser aplicada para fines comerciales, también puede ser usada por cualquier persona que quiera resguardar información que considere de importancia. Como papeles del hogar, trámites, datos personales, realizar copias de seguridad de sus publicaciones favoritas, fotografías y mucho más.
Durante los últimos años estamos asistiendo a un momento de inestabilidad mundial marcado por pandemia, inflación, agitación geopolítica, problemas de suministro, bloqueos, etc.
Este panorama cargado de retos también ha desembocado en un momento idóneo para cambiar la forma de hacer negocios y un punto de inflexión para adoptar nuevas soluciones tecnológicas que ayuden a las empresas a afrontar estos momentos difíciles y convertirlos en una ventaja competitiva.
Blockchain
El blockchain está creando nuevas ideas comerciales, además de acelerar el proceso de verificación de las operaciones, evitar fraudes y ciberataques, además de ser altamente eficiente, fiable y seguro. De ahí que vaya a ser tan importante a la hora de hacer negocios durante los próximos años para mejorar el seguimiento de datos, generar nuevos sistemas de facturación, albergar patentes, seguir los procesos de ventas, proteger datos médicos, etc.
IoT
La tecnología IoT recopila e interpreta los datos que recogen las máquinas industriales para, posteriormente, ofrecer información sobre el proceso, con el fin de mejorar la eficiencia, ahorrar costes en la producción, detectar nuevas oportunidades de negocio y tendencias de consumo o favorecer la innovación de los productos.
Y solo estamos en las etapas iniciales de todo lo que se puede conseguir, pues las previsiones sugieren que en 2023 se usarán unos 50 millones de dispositivos IoT. Así, se podrá crear una red masiva de dispositivos interconectados que den una mayor seguridad, eficiencia y toma de decisiones para las empresas, a medida que se recopilen y analicen más datos.
Superapps
Sería el equivalente tecnológico de una navaja suiza que combina muchas herramientas que comparten un mismo propósito y que pueden usarse o quitarse según las necesidades de cada usuario.
Se ejecutan en una misma plataforma que ofrece numerosos servicios y donde se pueden crear experiencias de usuario personalizadas, atractivas y de mayor alcance. De hecho, permiten incluir experiencias empresariales móviles y de escritorio, como plataformas de flujo de trabajo, colaboración y mensajería.
Tecnología sustentable
Al compromiso por conseguir modelos de negocio más respetuosos con el medio ambiente se une la crisis energética en la que estamos inmersos. La unión de ambas genera nuevas fórmulas para reducir nuestra dependencia, cada vez más creciente, de los hidrocarburos. Por ello, la tecnología aplicada puede revertir la situación.
Gracias a tecnologías como la IA, el blockchain, el cloud computing, la realidad extendida o la robótica, entre muchas otras, se puede crear un futuro más ecológico y sostenible sin renunciar a la eficiencia y al crecimiento empresarial.
Digitalización de documentos
Además, con la crisis sanitaria y económica generada por la COVID-19, la gran mayoría de las empresas se han visto en la necesidad de agilizar este proceso de digitalización con la finalidad de aumentar la seguridad en su empresa.
Hoy en día, la digitalización de documentos es un factor determinante en la organización interna de las empresas. Llevar a cabo este proceso de transformación digital es una inversión que solo puede aportar beneficios para su negocio.
