Tips para implementar un software help desk de forma exitosa
En un mundo donde el tiempo es un desafío, las empresas deben asegurarse de implementar un software de help desk como GOLSTICKET. Así podrán mantener la calidad del servicio y agilizar las tareas del equipo de ventas.
1. Desarrolla un plan de implementación:
Lo primero que debes hacer antes de comenzar la instalación, es realizar una estrategia que facilite a los usuarios realizar esta transición. A continuación, te mostramos algunos detalles clave que debes tomar en cuenta:
Crea un equipo de stakeholders: Forma un equipo con personal de todos los departamentos que usarán el sistema, para que participen en las primeras etapas del proyecto y en el proceso de compra.
Comunica el alcance del proyecto: Antes de iniciar la implementación, comunícale a tu equipo la visión y los objetivos del proyecto. Esto los ayudará a entender mejor la razón por la cual se está realizando este cambio y se comprometerán para que tenga éxito.
Determina la configuración del programa: En este paso debes entrevistar al personal de ventas para obtener información valiosa que te ayudará al momento de configurar GOLSTICKET. A continuación, te mostramos algunas preguntas importantes que debes considerar:
- ¿Necesitan migrar una base de conocimiento?
- ¿Existen integraciones que se deban replicar?
- ¿Cómo se debe migrar la data?
- ¿Desean conservar la información de un sistema anterior o necesitan comenzar desde cero?
Crea un flujo de trabajo en el nuevo software: Establece rutinas y automaciones que satisfagan las necesidades de tu equipo de ventas. También puedes crear una plantilla para agilizar el envío de solicitudes y registrar en el sistema los problemas más frecuentes. Así, los agentes tendrán una base de datos que consultar.
2. Entrena a los agentes:
Realiza capacitaciones con el equipo de ventas, para que puedan aprovechar al máximo el nuevo software. Si lo deseas, puedes programar clases online, presenciales o usar la dinámica “train-the-trainer» para que el equipo se familiarice mejor con las funciones de la nueva herramienta.
3. Define tus objetivos y KPIs:
GOLSTICKET viene equipado con reportes y métricas que puedes utilizar para conocer dónde se destaca tu equipo de ventas y los procesos que necesitan mejorar.
También podrás automatizar procesos y conocer la satisfacción del cliente. Al igual que coordinar de forma eficiente los esfuerzos de tus agentes.
4. Establece los SLAs:
Los acuerdos de nivel de servicio (o SLA) son los límites de tiempo establecidos entre una empresa y los usuarios, dentro de los cuales se deben responder y resolver las solicitudes. Dentro de estas normas, también se precisa la prioridad que tendrá cada ticket, para determinar la rapidez con que se atenderá cada requerimiento.
Designando un tiempo de respuesta para cada nivel de prioridad, el equipo de ventas podrá estimar los tiempos de respuesta. Esto te ayudará a incrementar la eficiencia de tus agentes y crear una mejor experiencia para los clientes.
¿Quieres saber más sobre cómo implementar GOLSTICKET en tu centro educativo? Envíanos un WhatsApp al 9933139697 o escríbenos a ventas@golsystems.com.mx.